¿Para qué sirve el modelado de procesos?


Modelado de procesos de negocio de los departamentos de finanzas de BPM

Contrario a lo que pueda parecer, responder a la pregunta “¿Quién hace qué, cuándo y con qué?” es realmente difícil para las empresas que no cuentan con procesos transparentes y accesibles. Cada actividad que realiza una empresa es un proceso de negocio: atención al cliente, facturación, ventas, soporte, etc.

Es precisamente el modelado de procesos de negocios el que intenta responder a la pregunta anterior y, por lo tanto, ayuda a comprender y estructurar mejor los procesos de trabajo. Solo quien conoce sus procesos de principio a fin puede optimizarlos y así lograr sus objetivos corporativos de manera más eficiente.

Lograr la transparencia del proceso a través de la representación visual ya no es suficiente. Tan importante es mantener, adaptar y mejorar los procesos existentes como comunicar los cambios a los afectados en tiempo y forma, cumplir con la normativa interna y externa y asegurar la calidad.

Nadie podría haber previsto que una pandemia mundial obligaría a las empresas y administraciones públicas a cambiar drásticamente su forma de trabajar en tan solo unas semanas. En el mismo año, la guerra en Ucrania obligó a un cambio rápido en la forma en que muchas organizaciones realizan sus actividades, es decir, sus procesos comerciales.

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El modelado de procesos comerciales ayuda a comprender y estructurar mejor los procesos de trabajo

Las pequeñas empresas con procesos comerciales simples pueden adaptarse rápidamente al cambio, pero no es fácil realizar cambios en organizaciones con muchos empleados en múltiples sucursales y departamentos. En este tipo de organización es importante tener claramente identificados y bien documentados los procesos para realizar cambios en la misma. De esta forma, cada empleado conoce su rol y responsabilidad, evita errores y mejora la coordinación entre departamentos para lograr procesos más eficientes.

Además, las actividades que componen el proceso no siempre son las mismas y no se realizan en el mismo orden (p. ej.). Esto significa que se deben considerar las diferentes variantes del proceso.

herramientas equivocadas

Lamentablemente, muchas empresas utilizan herramientas que no están destinadas al modelado de procesos (PowerPoint, Excel, Visio, etc.). Seguramente has visto una hoja de papel pegada a la pared en un taller, centro de atención u otra organización con una lista de tareas como guía para los empleados. Por ejemplo:

1.- Solicitar documentación al cliente

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2.- Regístrate en el sistema de…

3.- Ir al Dpto. X para Diagnóstico

Bueno, es una forma de documentar y comunicar el proceso, pero claramente hay margen de mejora. Imagine que cada vez que hay cambios, la nueva lista de tareas debe enviarse a todos los empleados para que la impriman y la peguen en la pared. Por eso es tan importante disponer de una herramienta específica de modelización de procesos que sea fácil de utilizar y que, además, permita comunicar los procesos a todos los empleados. Esta actualización y comunicación de los procesos es muy importante y suele ser uno de los errores más comunes en muchas empresas que ponen un esfuerzo importante en documentar sus procesos y crean manuales extensos y detallados que se guardan en un cajón (o en una carpeta). intranet) y que nadie consulta porque son de difícil acceso y generalmente están desactualizados.

Dado que el cambio es constante, la optimización de los procesos comerciales a través de la digitalización debe verse menos como un evento único y más como una actividad recurrente.

El formato en el que se presentan los modelos de proceso también juega un papel crucial. Hoy en día, disponer de la herramienta adecuada es fundamental.

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Existen herramientas específicas para digitalizar procesos y realizar cambios fácilmente para asegurar el gobierno corporativo. Además, facilitan la comunicación interna y hacen que los procesos sean accesibles para todos los empleados, independientemente de su ubicación o idioma.

Recientemente, la mayoría de las empresas han lanzado o están considerando iniciativas para automatizar procesos que les ayudarán a garantizar la eficiencia y mejorar la calidad. Sin embargo, cuando inician el proyecto de automatización, se dan cuenta de que no conocen bien el proceso y tienen que dedicar tiempo a analizarlo y mejorarlo, o corren el riesgo de automatizar tareas ineficientes o redundantes.

En resumen, podemos decir que si bien es importante para toda empresa modelar y documentar sus procesos, es fundamental que las empresas:

– Para procesos complejos y/o largos.

– Trabajar en industrias cambiantes.

– Con mucha interacción entre departamentos.

– Con muchas incorporaciones de personal.

– Que están obligados a cumplir la normativa y recibir inspecciones.

Por Antonio Sánchez Arnanz, Director Comercial de GBTEC España



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